Vigilance fournisseurs : qui décide, et quel suivi ?

La décision

Le devoir de vigilance doit relier l’évaluation des risques aux décisions. La cartographie est établie, les risques sont classés, mais les contrats, les visites et les commandes restent inchangés. Décider, c’est préciser les exigences applicables à chaque fournisseur et désigner la personne qui les valide.

Validez quels fournisseurs peuvent poursuivre la relation sous conditions, lesquels nécessitent des contrôles supplémentaires et quelles décisions doivent être soumises à un niveau de responsabilité supérieur.

Pourquoi c’est important

La décision concernant un fournisseur engage aussi les intérêts commerciaux de l’entreprise. Examinez la continuité des livraisons, le coût de visites ou de tests supplémentaires et les justificatifs qu’un client pourrait demander. Nous recommandons de comparer ces conséquences avant d’engager de nouvelles commandes ou d’accepter un plan d’action corrective.

Options et arbitrages

Nous recommandons de comparer deux voies. Lorsque des actions correctives crédibles permettent de maîtriser les risques identifiés, poursuivez la relation avec des conditions explicites, un suivi et une date de réexamen. Prévoyez les moyens nécessaires à ce suivi.

Si les justificatifs ou la réponse du fournisseur sont insuffisants, évaluez une suspension des nouvelles commandes pendant le traitement des écarts. Mettez en balance l’exposition, le risque de rupture des livraisons et le délai nécessaire pour qualifier un autre fournisseur. Soumettez les arbitrages importants à une décision consignée.

Les prochaines étapes

1. Formalisez la décision dans un dossier : fournisseurs concernés, exigences par niveau de risque, conditions et date de réexamen. Formulez une décision concise, renvoyez aux justificatifs et consignez sa validation.

2. Tenez un registre unique des actions correctives pour tous les fournisseurs, avec une échéance et un responsable dans chaque organisation. Examinez-le chaque mois. Ce registre donne à votre équipe et aux auditeurs de vos clients une vue commune des actions, des justificatifs et des écarts restant à traiter.

3. Préparez le dossier du premier réexamen : constats non résolus, justificatifs reçus, actions en retard et modifications proposées des commandes. Précisez les points à faire valider par le décideur.

Responsabilités et supervision

La décision doit relever des achats, qui disposent des leviers d’action : clauses contractuelles, attribution des commandes et visites de site. Les équipes durabilité et juridique apportent leur expertise. Le DPO est consulté lorsque des données de travailleurs sont traitées. Lorsqu’un comité valide la décision, désignez la personne responsable du suivi.

Désignez une personne, et pas seulement un service. Donnez-lui un budget pour les visites de suivi et le pouvoir de suspendre les commandes. Sans ces deux moyens, les actions correctives risquent de rester de simples courriers.

Justificatifs et réexamen

Un constat d’audit SMETA ou amfori BSCI n’est pas clos par la seule rédaction d’un plan d’action. Il faut démontrer que les mesures ont produit leurs effets : relevés d’heures supplémentaires du trimestre suivant, bulletins de paie, nouvelle visite annoncée ou inopinée.

Les documents assurent la continuité lorsque les équipes changent : dossier de décision, exigences, registre d’actions correctives et rapports de visite. Ils doivent permettre de répondre rapidement à un audit client, à un examen au titre de la CSDDD ou à une question de journaliste.

Les justificatifs retracent l’évaluation des risques, les décisions prises et le suivi des actions. Tenez-les à jour au fil du travail.

Avancez le réexamen si un nouveau constat grave ou une échéance non respectée modifie l’évaluation.